Tạo hồ sơ
Mục đích
Tạo hồ sơ nhằm tập hợp và khai báo đầy đủ thông tin liên quan đến lô hàng xuất khẩu, làm cơ sở để lập phiếu xuất, kiểm tra tiêu chí xuất xứ và thực hiện giải trình hồ sơ C/O theo đúng quy định.
Hồ sơ là nơi ghi nhận các thông tin nền tảng như người xuất khẩu, người nhập khẩu, phương thức vận chuyển, tờ khai xuất khẩu và thông tin hàng hóa. Toàn bộ dữ liệu trong hồ sơ sẽ được hệ thống sử dụng xuyên suốt quá trình từ tạo phiếu xuất, đối chiếu nguyên liệu – sản phẩm, đến xuất bảng giải trình và hoàn thiện hồ sơ xin cấp C/O.
Việc tạo hồ sơ đầy đủ và chính xác giúp đảm bảo dữ liệu thống nhất giữa chứng từ hải quan, chứng từ thương mại và hồ sơ C/O, đồng thời giảm sai sót và rút ngắn thời gian xử lý khi nộp hồ sơ hoặc bị cơ quan cấp C/O kiểm tra, đối chiếu.
Các bước tạo hồ sơ
Bước 1: Trên thanh công cụ, bấm chọn “Nhập xuất” > Chọn “Hồ sơ”
Bước 2: Tại màn hình danh sách hồ sơ > Chọn “Thêm mới”
Bước 3: Tại form thêm mới > Nhập đầy đủ thông tin theo mẫu
Bước 4: Ấn thêm hàng hóa để nhập thông tin hàng hóa
Bước 5: Đính kèm các thông tin: Tờ khai xuất, chứng từ vận tải, Tài liệu nguồn gốc, hóa đơn đính kèm
Bước 6: Sau khi hoàn tất toàn bộ thông tin > Ấn Lưu hồ sơ > hệ thống hiển thị Popup “Xác nhận lưu gồ sơ” > Ấn “Xác nhận” để hoàn thành lưu/
Bước 6: Sau khi hồ sơ đã được lưu , người dùng check lại toàn bộ thông tin > Sau đó ấn gửi hồ sơ > Xác nhận để hoàn thành
Sau khi ấn Gửi hồ sơ, hồ sơ được hệ thống xác nhận gửi thành công, chuyển sang trạng thái Đã gửi, đồng thời đồng bộ dữ liệu để phục vụ việc tiếp nhận, thẩm tra và phản hồi từ cơ quan cấp C/O. Mọi thay đổi hoặc bổ sung (nếu có) sẽ được thực hiện theo yêu cầu phản hồi từ cơ quan cấp C/O.
Các trường thông tin trong hồ sơ như sau:
Issuing Authority: Cơ quan cấp chứng từ – ví dụ: Bộ Công Thương, Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu… Đây là nơi xác nhận xuất xứ hoặc cấp giấy chứng nhận liên quan đến hàng hóa.
Form: Loại biểu mẫu được sử dụng – ví dụ: C/O form D, E, AI, AK… tùy theo hiệp định thương mại. Mỗi form tương ứng với một loại ưu đãi thuế quan.
Importing Country: Quốc gia nhập khẩu – nơi hàng hóa sẽ được gửi đến. Thông tin này giúp xác định loại form phù hợp và tiêu chí xuất xứ cần đáp ứng.
Export Declaration type: Loại hình khai báo xuất khẩu – ví dụ: chính thức, tạm xuất, tái xuất…
Declaration date: Ngày thực hiện khai báo – thường là ngày nộp hồ sơ hoặc ngày xuất hàng.
Goods Consigned From (Người gửi hàng) – Thông tin hiển thị mặc định thiết lập sẵn ở thông tin công ty.
Exporter’s Business Name: Tên doanh nghiệp xuất khẩu.
Address line 1: Địa chỉ chi tiết (tối đa 70 ký tự).
Address line 2: Quận/Huyện, Thành phố – phần địa chỉ bổ sung.
Goods Consigned To (Người nhận hàng)
Consignee’s name: Tên người nhận hàng – thường là công ty nhập khẩu.
Address line 1: Địa chỉ chi tiết (tối đa 70 ký tự).
Address line 2: Quận/Huyện, Thành phố – phần địa chỉ bổ sung.
Means of Transport and Route:
Transportation type: Loại hình vận chuyển: đường biển, hàng không, đường bộ…
Port of Loading: Cảng xếp hàng – nơi hàng được đưa lên phương tiện vận chuyển.
Port of Discharge: Cảng dỡ hàng – nơi hàng được dỡ xuống.
Departure date: Ngày khởi hành dự kiến.
Vessel’s Name/Aircraft etc: Tên tàu hoặc phương tiện vận chuyển cụ thể
Declaration Place and Remarks
Declaration place: Nơi khai báo – ví dụ: Hà Nội, Hải Phòng, TP.HCM…
Remarks: Ghi chú bổ sung – có thể ghi thông tin đặc biệt về lô hàng.
Manufacturer (Nhà sản xuất)
Manufacturer’s Name: Tên nhà sản xuất – có thể trùng hoặc khác với người xuất khẩu.
Address line 1: Địa chỉ chi tiết (tối đa 70 ký tự).
Address line 2: Quận/Huyện, Thành phố – phần địa chỉ bổ sung.
Quản lý hồ sơ
Người dùng theo dõi, tra cứu và cập nhật toàn bộ hồ sơ xuất khẩu đã tạo trong hệ thống.
Tại đây, người dùng có thể kiểm tra trạng thái xử lý hồ sơ, chỉnh sửa thông tin khi cần thiết, đồng bộ dữ liệu với tờ khai hải quan, thực hiện tạo phiếu xuất hoặc xuất bảng giải trình C/O. Mọi thay đổi đều được ghi nhận nhằm đảm bảo tính minh bạch và truy vết dữ liệu.
Việc quản lý tập trung giúp kiểm soát tiến độ xử lý từng lô hàng, hạn chế sai lệch giữa chứng từ và đảm bảo hồ sơ luôn sẵn sàng khi cần nộp hoặc giải trình với cơ quan cấp C/O.
Gửi hồ sơ
Mục đích
Chức năng Gửi hồ sơ được sử dụng để chuyển hồ sơ đã hoàn thiện lên hệ thống cấp C/O điện tử nhằm thực hiện thủ tục xin cấp C/O theo quy định.
Khi thực hiện gửi, hệ thống sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các thông tin bắt buộc như tờ khai xuất khẩu, danh sách hàng hóa, tiêu chí xuất xứ và dữ liệu liên quan. Sau khi gửi thành công, hồ sơ được chuyển sang trạng thái chờ xử lý từ cơ quan cấp C/O.
Việc gửi hồ sơ đánh dấu thời điểm chính thức nộp hồ sơ xin cấp C/O và là căn cứ để theo dõi trạng thái xét duyệt, yêu cầu bổ sung hoặc kết quả cấp C/O.
Các bước gửi hồ sơ
Bước 1: Hồ sơ sau khi được tạo, ở trạng thái khởi tạo > Người dùng bổ sung đầy đủ thông tin, các file đính kèm > tích chọn chi tiết hồ sơ cần gửi > Ân “Gửi hồ sơ”
Người dùng cũng có thể gửi hàng loạt hồ sơ bằng cách tích chọn nhiều hồ sơ cần gửi > Sau đó ấn “Gửi hàng loạt”
Bước 2: Sau khi bấm gửi, trên màn hình xuất hiện popup xác nhận > Người dùng bấm “Xác nhận” để gửi hồ sơ đi, “Hủy” để hủy thao tác.
=> Hệ thống hiển thị thông báo “Thành công”, hồ sơ sẽ được chuyển sang trạng thái “Lưu nháp”. Điều này có nghĩa là hồ sơ đã được lưu thành công trên hệ thống xin cấp C/O online, tuy nhiên chưa được gửi chính thức và chưa được cơ quan cấp C/O tiếp nhận xử lý.
Ở trạng thái này, người dùng vẫn có thể chỉnh sửa hồ sơ để gửi lại.
Tiếp theo, người dùng cần thường xuyên theo dõi và cập nhật các trạng thái tiếp theo của hồ sơ trên hệ thống để kịp thời thực hiện các bước xử lý tương ứng (bổ sung, chỉnh sửa, nộp phí hoặc giải trình nếu có yêu cầu).
Đang gửi lại: Hồ sơ đã được chỉnh sửa theo yêu cầu và đang thực hiện gửi lại lên hệ thống.
Gửi lỗi: Quá trình gửi hồ sơ lên hệ thống cấp C/O không thành công do lỗi dữ liệu hoặc lỗi kết nối.
Chưa nộp phí: Hồ sơ đã gửi nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ lệ phí theo quy định.
Đang chờ cấp: Hồ sơ đã được tiếp nhận và đang trong quá trình xét duyệt của cơ quan cấp C/O.
Đã cấp phép: Hồ sơ đã được phê duyệt và C/O đã được cấp.
Đang nợ file: Hồ sơ đang chờ bổ sung chứng từ hoặc tài liệu đính kèm theo yêu cầu của cơ quan cấp C/O.
Trường hợp hồ sơ thiếu dữ liệu hoặc không hợp lệ, hệ thống báo lỗi, người dùng kiểm tra và cập nhật lại hồ sơ
Cập nhật hồ sơ
Mục đích
Chức năng Cập nhật hồ sơ cho phép người dùng chỉnh sửa thông tin trước khi thực hiện gửi hồ sơ, hoặc cập nhật, bổ sung theo yêu cầu của cơ quan cấp C/O trong quá trình xử lý.
Người dùng cần kiểm tra và hoàn thiện đầy đủ các thông tin liên quan (tờ khai, hàng hóa, tiêu chí xuất xứ, chứng từ đính kèm…) trước khi gửi hoặc gửi lại hồ sơ.
Việc cập nhật chính xác và kịp thời giúp đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng, hạn chế phát sinh sai sót.
Các bước cập nhật hồ sơ
Bước 1: Người dùng bổ sung đầy đủ thông tin, các file đính kèm > tích chọn chi tiết hồ sơ cần cập nhật > Ân “Cập nhật”
Bước 2: Hiển thị form thông tin chi tiết của hồ sơ > thực hiện cập nhật, chỉnh sửa các thông tin cần thiết > Ấn “Lưu hồ sơ” để hoàn thành, ấn “Hủy bỏ” để hủy thao tác.
Đồng bộ trạng thái hồ sơ
Mục đích
Cho phép người dùng tích chọn một hoặc nhiều hồ sơ để thực hiện đồng bộ trạng thái từ hệ thống C/O online về phần mềm.
Sau khi đồng bộ, hệ thống sẽ cập nhật tình trạng xử lý mới nhất của hồ sơ (đang chờ cấp, chưa nộp phí, đã cấp phép…) nhằm đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và kịp thời.
Các bước đồng bộ
Bước 1: Tại danh sách hồ sơ > tích chọn các hồ sơ cần đồng bộ > bấm “Đồng bộ trạng thái hàng loạt”
Hệ thống báo “Đồng bộ trạng thái thành công” trạng thái của các hồ sơ được tích chọn, tương ứng với mã hồ sơ bên hệ thống CO sẽ được đồng bộ về.
Đồng bộ dữ liệu
Mục đích
Chức năng Đồng bộ dữ liệu cho phép hệ thống tự động lấy các hồ sơ đã được người dùng nộp trực tiếp trên hệ thống C/O online nhưng chưa có trên phần mềm CO, và đồng bộ về hệ thống.
Việc đồng bộ được thực hiện dựa trên tài khoản ECOSYS đã cấu hình. Hệ thống sẽ truy xuất danh sách hồ sơ theo tài khoản này và tạo hồ sơ tương ứng trên phần mềm để người dùng tiếp tục theo dõi và quản lý.
Các bước đồng bộ
Bước 1: Tại màn hình hồ sơ > ấn nút “Đồng bộ dữ liệu” ở góc phải màn hình.
Bước 2: Xuất hiện Pop up chọn thời gian > Người dùng chọn khoảng thời gian muốn đồng bộ > Ấn “Đồng bộ” để hoàn thành. ấn “Hủy” để hủy bỏ thao tác
Khi hệ thống hiển thị thông báo “Thành công”, toàn bộ các hồ sơ được tạo trực tiếp trên hệ thống C/O online trong khoảng thời gian đã lựa chọn sẽ được đồng bộ về phần mềm.
Các hồ sơ này sẽ được tự độnglưu trên hệ thống để người dùng tiếp tục theo dõi, cập nhật và quản lý tập trung.
