Định nghĩa thời gian trừ lùi và ngày trừ lùi

Trong SmartCO, Thời gian trừ lùi và Ngày trừ lùi là các thiết lập quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát phạm vi dữ liệu nhập – xuất được hệ thống ghi nhận và tổng hợp.

Đây là cơ chế hỗ trợ doanh nghiệp xác định rõ mốc thời gian bắt đầu theo dõi hoạt động sản xuất – xuất xứ, đảm bảo dữ liệu được sử dụng đúng giai đoạn và phù hợp với nghiệp vụ thực tế.

Thời gian trừ lùi: là mốc thời gian được hệ thống thiết lập nhằm xác định khoảng dữ liệu bắt đầu được tính toán và theo dõi trong quá trình truy xuất nguồn gốc.

Mốc này giúp doanh nghiệp giới hạn phạm vi nhập – xuất, nguyên liệu và chứng từ được đưa vào xử lý, phục vụ việc tổng hợp hồ sơ xuất xứ một cách chính xác theo từng giai đoạn sản xuất.

Ngày trừ lùi: là số ngày cho phép hệ thống truy ngược lại để ghi nhận hoặc đối chiếu chứng từ nhập – xuất phát sinh trong quá khứ. Thiết lập này giúp doanh nghiệp xử lý các nghiệp vụ cập nhật chậm hoặc bổ sung chứng từ muộn nhưng vẫn nằm trong phạm vi hợp lệ.

Mục đích của thiết lập Thời gian trừ lùi và Ngày trừ lùi

Việc cấu hình các thông tin trừ lùi mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng trong quản lý dữ liệu xuất xứ, cụ thể:

• Giúp doanh nghiệp xác định phạm vi thời gian hệ thống bắt đầu thống kê chứng từ nhập – xuất

• Hạn chế việc tổng hợp dữ liệu quá cũ hoặc không còn liên quan đến kỳ sản xuất hiện tại

• Đảm bảo dữ liệu nguyên liệu, sản phẩm và chứng từ luôn nhất quán khi lập hồ sơ C/O

• Hỗ trợ đối soát nhanh các hoạt động gần nhất, phục vụ kiểm tra và truy xuất nguồn gốc chính xác

Thiết lập này đóng vai trò như một “mốc quản lý”, giúp hệ thống vận hành đúng theo chu kỳ sản xuất thực tế của doanh nghiệp.

Cách thiết lập Thời gian trừ lùi và Ngày trừ lùi

Trong SmartCO, người dùng có thể chủ động thiết lập Thời gian trừ lùi và Ngày trừ lùi để hệ thống tự động lấy bổ sung dữ liệu trong một khoảng thời gian trước đó, phục vụ việc tổng hợp chứng từ và truy xuất xuất xứ chính xác hơn.

Các bước thực hiện

Bước 1:  Tại thanh thông tin phía trên cùng của hệ thống, người dùng sẽ thấy hiển thị hai tham số:

• Thời gian trừ lùi

• Ngày trừ lùi

 

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng ✎ (bút chỉnh sửa) bên cạnh từng trường để cập nhật:

• Thời gian trừ lùi: chọn mốc thời gian bắt đầu áp dụng trừ lùi

• Ngày trừ lùi: nhập số ngày hệ thống sẽ tự động lùi lại khi tổng hợp dữ liệu

Bước 3: Sau khi nhập mốc thời gian và số ngày > Chọn biểu tượng dấu “Tích xanh” để lưu và hoàn thiện

 

Theo dõi lịch sử thay đổi

Mọi thao tác chỉnh sửa Thời gian trừ lùi hoặc Ngày trừ lùi đều được lưu lại trong mục Lịch sử hoạt động, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra:

• Ai là người thực hiện thay đổi

• Thời điểm thay đổi

• Giá trị trước và sau khi cập nhật