Tạo phiếu xuất

Mục đích

Màn hình Phiếu xuất được sử dụng để quản lý toàn bộ các phiếu ghi nhận hoạt động xuất hàng phục vụ xuất khẩu, gắn với từng sản phẩm, mã HS và tờ khai hải quan tương ứng. Đây là nơi tổng hợp dữ liệu đầu ra của quá trình sản xuất, làm cơ sở để theo dõi, đối chiếu và lập hồ sơ xin cấp C/O.

Về bản chất, danh sách Phiếu xuất cho phép doanh nghiệp kiểm soát chi tiết từng dòng hàng xuất khẩu theo quốc gia nhập khẩu, form C/O, tiêu chí xuất xứ, số lượng và thời điểm xuất hàng. Dữ liệu trên mỗi phiếu xuất được sử dụng trực tiếp để đối chiếu định mức (BOM), đánh giá khả năng đáp ứng quy tắc xuất xứ và phục vụ việc xét C/O cho từng lô hàng.

Trong SmartCO, màn hình Phiếu xuất đóng vai trò là trung tâm quản lý và tra cứu dữ liệu xuất khẩu, hỗ trợ người dùng thực hiện các thao tác như tìm kiếm, chỉnh sửa, nhập liệu, đính kèm tờ khai và giải trình khi cần. Việc quản lý đầy đủ và chính xác danh sách Phiếu xuất giúp đảm bảo tính nhất quán giữa tờ khai hải quan, dữ liệu tồn kho và hồ sơ C/O, đồng thời phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu và hậu kiểm sau này.

Cách phiếu xuất

Nhập thủ công

Cho phép người dùng tự tạo phiếu xuất bằng cách nhập trực tiếp thông tin tờ khai và sản phẩm, dùng trong trường hợp không đính kèm tờ khai xuất hoặc cần bổ sung dữ liệu phục vụ kiểm tra xuất xứ và lập hồ sơ C/O.

Bước 1: Tại màn hình danh sách Phiếu Xuất > Bấm chọn “Nhập thủ công“

Bước 2: Xuất hiện form “Chọn thông tin CO”  >  người dùng lựa chọn Quốc gia nhập khẩu và Form C/O phù hợp với hiệp định thương mại áp dụng > Chọn “Tiếp tục” để đến form “Tạo phiếu xuất”.

Bước 3: Tại Form tạo phiếu xuất > Nhập thông tin chi tiết sản phẩm tương ứng theo từng dòng

Bấm Thêm mới để thêm dòng

Bấm Xem trước để kiểm tra lại thông tin đã nhập > Sửa lại các thông tin chưa hợp lệ,  bổ sung BOM đối với các sản phẩm thiếu bom

Bấm Kiểm tra để kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu

Bước 4: Sau khi bấm  Kiểm tra, hệ thống kiểm tra lại tính hợp lệ của thông tin sản phẩm > Nếu báo xuất “Xuất được” > Bấm “Xuất giải trình“

Lựa chọn kiểu xuất

Tại phần Vui lòng chọn kiểu xuất, người dùng lựa chọn cách hệ thống xử lý Phiếu xuất:

• Gom cùng tờ khai xuất: Gom các dòng sản phẩm cùng số tờ khai vào một Phiếu xuất.

• Gom toàn bộ: Gom tất cả các dòng sản phẩm vào một Phiếu xuất.

• Không gom: Mỗi dòng sản phẩm được tạo thành một Phiếu xuất riêng.

Đánh dấu màu

Tùy chọn Đánh dấu màu cho phép người dùng bật/tắt việc đánh dấu màu các dòng dữ liệu nhằm dễ dàng theo dõi trạng thái kiểm tra và xuất được của từng sản phẩm.

=> Sau khi bấm “Xuất giải trình” Hệ thống sẽ tự động tổng hợp dữ liệu từ phiếu xuất, định mức (BOM) và các phiếu nhập liên quan để xuất ra Phụ lục V – Bảng kê khai hàng hóa xuất khẩu đạt tiêu chí CTC bao gồm file excel và PDF, phục vụ việc giải trình xuất xứ và nộp kèm hồ sơ xin cấp C/O.

Nếu không hợp lệ, thống báo lỗi.

Đính tờ khai xuất Excel

Chức năng Đính tờ khai xuất (excel) cho phép người dùng tải lên file tờ khai hải quan xuất khẩu (Excel) và liên kết trực tiếp với các phiếu xuất trong hệ thống. Sau khi đính kèm, SmartCO sẽ tự động lấy các thông tin chính trên tờ khai như số tờ khai, ngày đăng ký, mã HS, số lượng… để phục vụ việc đối chiếu dữ liệu và hoàn thiện hồ sơ xin cấp C/O.

Bước 1: Tại màn hình danh sách Phiếu xuất > Chọn “Đính tờ khai xuất excel”

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại chọn Quốc gia và chọn Form > Người dùng chọn Quốc gia và Form phù hợp với hiệp định áp dụng 

Bước 4: Kéo thả  > Chọn File Tờ khai vào vùng Nhập tờ khai xuất > sau đó bấm Nhập tờ khai

Bước 5: Hệ thống sẽ tự động đọc dữ liệu từ tờ khai để tạo danh sách sản phẩm và điền sẵn các thông tin chi tiết trên phiếu xuất (mã HS, tên hàng, số lượng, đơn vị tính, trị giá…). Người dùng chỉ cần kiểm tra, bổ sung các thông tin còn thiếu  > Nhấn “Kiểm tra” để hệ thống check lại các sản phẩm hợp lệ có thể giải trình.

Bước 6: Hệ thống báo “Xuất được”  > Người dùng bấm “Xuất giải trình“

Đối với các bản ghi lỗi: sản phẩm không tồn tại, sản phẩm chưa có BOM… người dùng kiểm tra lại và bổ sung thông tin

Hệ thống sẽ tự động tổng hợp dữ liệu từ phiếu xuất, định mức (BOM) và các phiếu nhập liên quan để xuất ra Phụ lục V – Bảng kê khai hàng hóa xuất khẩu đạt tiêu chí CTC bao gồm file excel và PDF, phục vụ việc giải trình xuất xứ và nộp kèm hồ sơ xin cấp C/O tương tự như tạo thủ công.

Đổi tiêu chí

Mục đích

Chức năng Đổi tiêu chí được sử dụng khi doanh nghiệp cần cập nhật lại tiêu chí phân loại cho các dòng phiếu xuất đã chọn, nhằm đảm bảo dữ liệu đồng bộ và đúng theo nghiệp vụ quản lý hàng hóa.

Việc đổi tiêu chí giúp:

• Điều chỉnh lại thông tin tiêu chí khi khai báo ban đầu chưa chính xác

• Cập nhật tiêu chí mới theo yêu cầu kiểm soát nội bộ hoặc thay đổi quy định

• Áp dụng nhanh cho nhiều dòng cùng lúc thay vì chỉnh sửa từng dòng riêng lẻ

• Đảm bảo thống nhất tiêu chí giữa phiếu xuất và hồ sơ liên quan

Các bước Đổi tiêu chí

Bước 1: Tại màn hình Phiếu xuất, tích chọn một hoặc nhiều dòng cần đổi tiêu chí

Bước 2: Sau khi tích chọn, hệ thống sẽ hiển thị nút Đổi tiêu chí trên thanh thao tác > Nhấn nút Đổi tiêu chí

Bước 3: Xuất hiện Popup cho phép người dùng lựa chọn tiêu chí mới > Tại đây, người dùng chọn tiêu chí mới trong danh sách “Chọn tiêu chí mới”.

Bước 4: Ấn “Xác nhận” để hoàn tất đổi tiêu chí mới, Ấn “Bỏ qua” để hủy bỏ.

=> Tiêu chí mới sẽ được cập nhật đồng loạt cho toàn bộ dòng đã chọn, bởi vậy cần kiểm tra kỹ trước khi xác nhận để tránh sai lệch dữ liệu khai báo

Tải giải trình

Mục đích

Tải giải trình là chức năng cho phép người dùng tải xuống file giải trình liên quan đến các dòng phiếu xuất đã chọn.

File giải trình được sử dụng để:

• Bổ sung thông tin phục vụ hồ sơ C/O

• Giải thích tiêu chí xuất xứ, nguyên liệu, quy trình sản xuất

• Cung cấp chứng từ kèm theo khi cơ quan cấp C/O hoặc hải quan yêu cầu

Các bước tải giải trình

Bước 1: Tại danh sách Phiếu xuất, tick chọn một hoặc nhiều dòng cần tải giải trình.

 

Bước 2: Sau khi chọn dòng, nhấn Tải giải trình trên thanh công cụ phía trên.

Bước 3: Hệ thống sẽ tự động tạo và tải xuống file giải trình tương ứng với các dòng đã chọn.

 

 

Xóa hàng loạt

Mục đích

Xóa hàng loạt là chức năng cho phép người dùng xóa nhanh nhiều dòng phiếu xuất cùng lúc trong danh sách.

Chức năng này giúp:

• Loại bỏ các dòng khai báo sai hoặc không còn sử dụng

• Dọn dữ liệu trùng lặp, không hợp lệ trước khi lập hồ sơ C/O

• Tiết kiệm thời gian thay vì phải xóa từng dòng riêng lẻ

Các bước xóa

Bước 1: Tại màn hình Phiếu xuất, tick chọn một hoặc nhiều dòng muốn xóa.

 

Bước 2: Sau khi chọn dòng, nhấn Xóa hàng loạt trên thanh công cụ phía trên.

Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị popup xác nhận. Người dùng nhấn Xác nhận để thực hiện xóa hoặc Bỏ qua để hủy thao tác.

=> Dữ liệu sau khi xóa sẽ không còn hiển thị trong danh sách, người dùng cần kiểm tra kỹ trước khi xác nhận để tránh xóa nhầm